Legal Outside the Box

În data de 15 martie, cu sprijinul casei de avocatură din Spania unde lucreaz, IntLaw, și alături de Bulboacă și Asociații, am organizat pentru multinaționalele ce activează pe piața din România un eveniment dedicat acestei subiect. Prezentarea pe care am suținut-o în cadrul evenimentului o găsiți aici.

În primul rând, un program de Compliance trebuie să răspundă nevoilor companiei și să fie eficient.

Practic trebuie să anticipe toate riscurile la care este supusă compania și să evite ca acele riscuri să afecteze compania. Doar astfel un program de Compliance poate fi eficient.

Pentru a fi eficient programul trebuie sa conțină, cel putin, următoarele aspecte:

• RISK MAP: trebuie analizată în detaliu activitatea companiei și structura sa. În baza acestui studiu se stabilește o scară de riscuri de la cel mai probabil la cel mai puțin probabil;
• Stabilirea protocolului și procedurilor de luare a deciziilor: trebuie foarte bine structurată forma în care un membru al companiei ia decizii și poate obliga compania cu terțe părți. Cu cât sistemul de luare a deciziilor este mai bine pus la punct cu atât este mai greu ca un membru al companiei să comită o infracțiune;
• Compliance Officer-ul trebuie să dispună de resurse financiare ce îi garantează INDEPENDENȚA;
• WHISTLEBLOWER (canal de plângeri/înștiințări) trebuie sa fie confidențial dar nu anonim;
• SISTEM DISCIPLINAR: trebuie sancționați cei care nu respectă codurile companiei;
• Verificarea/modificarea/adaptarea periodică a modelului: codul trebuie verificat periodic și adaptat la nevoile companiei.
• Organismul de administrație trebuie să numească un organism de supraveghere (Compliance Officer) cu puteri AUTONOME de inițiativă și control.
• Când legea este încălcata de un membru al Companiei, Compania trebuie să pună la cunoștința autorității competente, să auto-denunțe fapta și să colaboreze cu autoritățile competente.
• Trebuie, în mod periodic, să se organizeze sesiuni de formare a personalului pentru a face public modelul de Compliance, obligațiile, îndatoririle, canalul de denunțare etc. De asemenea, trebuie aplicat și tuturor furnizorilor și colaboratorilor companiei.

Într-un articol viitor vom analiza și descrie pas cu pas elementele unui program de Compliance.